Einführung

Unsere Prozesse für Ihr erfolgreiches Intranet-Projekt

Realisierung und Ablauf

Oft sind klassische Intranet-Projekte komplexe und langwierige Vorhaben. Die Nielsen Norman Group, die jährlich das renommierte Intranet Design Annual herausgibt, hat ermittelt, dass die Entwicklung eines Intranets im Jahr 2015 durchschnittlich 1,4 Jahre benötigt hat. Und oft weiß der Kunde erst spät im Projekt, wie sein Intranet tatsächlich aussieht und sich anfühlt. Linchpin-Intranets können dagegen schon nach wenigen Monaten ausgerollt werden.

Welche Vorteile bietet Ihnen unser Einführungs-Prozess?

Komponenten müssen nicht erst aufwändig entwickelt werden, sondern liegen in Form marktreifer Plugins vor, die nahtlos ineinander greifen. Und Sie haben von Projektbeginn an einen voll funktionsfähigen Prototypen des Intranets zur Verfügung, der die gesamte Funktionalität des finalen Systems bietet. Dabei erfolgt die Umsetzung nach modernen, flexiblen und effizienten Entwicklungsmethoden, durch die auch späte Anforderungsänderungen berücksichtigt werden können.

Trennung zwischen Produktiv- und Staging-System

Um Störungen zu vermeiden und einen durchgängigen Betrieb des Intranets zu gewährleisten, setzen wir neben dem Produktivsystem ein Testsystem auf. Dieses System ist ein Klon des Produktivsystems mit denselben Inhalten und derselben Konfiguration, eingebettet in eine ähnliche Systemlandschaft. Auf diesem Testsystem installieren wir neue Releases und testen sie. Anschließend werden die neuen Funktionalitäten von Ihnen abgenommen. Erst dann werden die Features in das Produktivsystem eingespielt.

Iterative und regelmäßige Auslieferung von Produktinkrementen

Die Umsetzung Ihres Einführungsprojekts erfolgt nach dem Scrum-Framework. Der Kern der agilen Software-Entwicklung nach Scrum ist die regelmäßige Auslieferung von Produktinkrementen an den Kunden. Die Software wird funktional also nach und nach erweitert, der Kunde bekommt aber bereits ab dem ersten Sprint eine Version seiner Software ausgeliefert. Dafür gibt es am Ende eines jeden Sprints ein Review-Meeting, in dem das Entwicklungsteam dem Kunden die neuen Funktionalitäten vorstellt. Darüber hinaus erlaubt das agile Vorgehen, sich im Projektverlauf abzeichnende Anforderungsänderungen zu berücksichtigen.

Continuous Delivery

Alle unsere Software-Entwicklungsprozesse basieren auf dem Atlassian-Stack mit JIRA, Bitbucket und Bamboo und nutzen die Möglichkeiten einer kontinuierlichen Integration (Continuous Integration) aus. Dies sorgt für viele Testszenarien, die in weiten Teilen vollautomatisch bei jedem Entwicklungsinkrement getestet werden. Gerne zeigen wir Ihnen unsere aktuellen Build-Pläne und Build-Pipelines aus anderen Projekten.

Testsystem im Live-Betrieb

Auch im Live-Betrieb werden wir gemeinsam mit Ihnen jederzeit ein Test- und ein Staging-System betreiben um sicherzustellen, dass neue Versionen ausführlich und in Ruhe getestet werden können. Auf diese Weise sind Updates und auch umfangreiche Maßnahmen am Produktivsystem kontrolliert und so kurz wie möglich.

Funktionierender Prototyp von Anfang an

Nach der Auftragserteilung setzen wir für Ihr Projekt direkt einen funktionierenden Prototypen auf. Sobald Ihre Nutzer anfangen können, mit dem ersten Prototypen zu testen und Dinge auszuprobieren, wird es viel einfacher, Andere zu überzeugen und weitere Unterstützung für das Projekt zu finden. Daher wird schon zu Projektbeginn eine frühe Version von Linchpin ausgeliefert. Sie entspricht noch nicht Ihrem Corporate Design, ist aber sehr wahrscheinlich schon weitaus mächtiger als Ihr derzeitiges Intranet oder eine ggf. schon bestehende Confluence-Ausführung. Sie enthält alle Plugins, die auch die finale Version bietet, und wird zunächst auf unseren Servern betrieben, da die Einrichtung des Produktivsystems und einer geeigneten Staging-Umgebung mit Ihrer IT-Abteilung koordiniert werden muss, was einige Zeit dauern kann. Alle Einrichtungs- und Konfigurationsarbeiten für Software, Betriebssysteme und Hardware sind durch die Festpreisgarantie abgedeckt.

Exemplarischer Zeitplan zur Orientierung

Projekt-Woche Meilenstein
1. Woche Schriftliche Auftragserteilung
4. Woche Beginn des ersten (offiziellen) Sprints
6. Woche Erster Sprint-Review (Offizielle Präsentation von Zwischenergebnissen)
7. Woche Verfügbarkeit des ersten Prototyp mit einem Großteil der Funktionen
8. Woche Prototyp ist auf Systemen des Kunden aufgesetzt (erfordert Unterstützung Ihrer IT)
8. Woche Zweites Sprint-Review (Offizielle Präsentation von Zwischenergebnissen)
10. Woche Drittes Sprint-Review (Offizielle Präsentation von Zwischenergebnissen)
12. Woche Viertes Sprint-Review (Offizielle Präsentation von Zwischenergebnissen)
14. Woche Fünftes Sprint-Review (Offizielle Präsentation von Zwischenergebnissen)
16. Woche Testphase ist erfolgt, neues Intranet-Portal wird in Produktion übernommen
18. Woche Abnahme ist erteilt. Einführungsprojekt abgeschlossen.

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Kostenlos und unverbindlich – Schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Etablierung und Einführung

Was können und sollten Sie selbst tun, um auf ein erfolgreiches Social Intranet hinzuwirken?

Die Einführung und Etablierung eines modernen Social Intranets ist ein Projekt, das oftmals mit einer Veränderung der Unternehmenskultur einhergeht – hin zu mehr Mitarbeiterorientierung, mehr eigenständiger Organisation, mehr Vertrauen und weniger Reglementierung. Hinter solch einem Vorhaben muss die Unternehmensführung von Beginn an stehen. Die frühzeitige Involvierung der Mitarbeiter ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Die folgenden Anregungen bieten Best Practices für ein wirksames Change-Management.

Prototyp öffentlich bereitstellen

Geben Sie Mitarbeitern die Gelegenheit, mit dem System in Berührung zu kommen, z.B. mit einem großen Touchscreen in der Kantine, im Foyer oder anderen stark frequentierten Bereichen. Wir können Ihnen ein solches Gerät für einen begrenzten Zeitraum kostenfrei zur Verfügung stellen.

Interne Marketing-Kampagne anstoßen

Trailer-Videos, Poster, Aufkleber, Aufsteller, Notizblöcke und ähnliche Werbemittel mit der richtigen Botschaft schaffen Aufmerksamkeit für das Intranet und seine Möglichkeiten und helfen, passgenau auf die Anwendungsfälle hinzuweisen.

Intranet-Charta etablieren

Eine Intranet-Charta bietet einen Verhaltenskodex und Nutzungsrichtlinien, die einen Rahmen für die Zusammenarbeit festlegen. Sie hilft, Missverständnisse von vornherein zu vermeiden und eine sachgerechte Nutzung sicherzustellen. Für ein solches Dokument geben wir Ihnen kostenfrei eine Vorlage an die Hand.

Als Veränderungsprojekt verstehen

Verstehen Sie das Projekt nicht nur als IT-Projekt, sondern nehmen Sie es als Veränderungsprojekt im Rahmen der Unternehmenskultur wahr. Der Schlüssel zu einem produktiv genutzten Social Intranet ist Kultur, nicht Technik.

Projekt offiziell ankündigen

Die Geschäftsführung sollte von Anfang an Transparenz walten lassen und das neue Projekt offiziell ankündigen (beispielsweise mit einem Trailer-Video); das Management sollte die Mitarbeiter vorbereiten und Erwartungen an das Verhalten und die Nutzung von Intranet 2.0 definieren.

Betriebsrat frühzeitig einbinden

Binden Sie den Betriebsrat von Beginn an in das Projekt ein, um gar keine Missverständnisse aufkommen zu lassen und ihm sinnvolle Möglichkeiten für sein Engagement im Rahmen eines Intranet-Projekts vor Augen zu führen.

Projektfortschritt transparent machen

Um den Fortschritt des Projekts zu erfassen und zu dokumentieren, sollten Sie regelmäßige Projekt-Statusberichte in Sprint-Reviews des Einführungsprojekts mit Zugriffsmöglichkeit für alle Stakeholder (gegebenenfalls sogar für alle Mitarbeiter) anbieten.

Roadshows anbieten

Zur tatsächlichen Einführung kann das Management darüber nachdenken, eine Roadshow durchzuführen und Intranet-Präsentationen an den verschiedenen Unternehmensstandorten abzuhalten.

Nutzeranforderungen ermitteln

Umfragen während der Umsetzung und zum Rollout des Intranet-Systems helfen, die Bedürfnisse der Anwender besser zu erkennen.

Gemeinsame Namensfindung

Wenn die Mitarbeiter in die Namensfindung eingebunden werden, wird das Intranet nochmals stärker wahrgenommen und die Identifikation mit dem System steigt. Ein Namenswettbewerb kann hier sinnvoll sein.

Infomaterialien anbieten

Die Anwender sollten sich einfach über das neue Werkzeug informieren können. Geben Sie ihnen Flyer, FAQ, interne Blog-Artikel, Schulungsunterlagen, Präsentationen usw. an die Hand.

Startseite auf Mitarbeiter-Rechnern

Das neue Social Intranet kann als Startseite auf den Rechnern der Mitarbeiter eingerichtet werden.

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Beratung durch erfahrenen Dienstleister

Damit ein Intranet zu einer nachhaltigen Lösung wird, ist neben einer starken, flexiblen Plattform und einem leistungsfähigen, effizienten Prozess, ein erfahrener und verlässlicher Partner ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Wer ist //SEIBERT/MEDIA?

//SEIBERT/MEDIA ist seit 1996 ein professioneller Internet- und Intranet-Dienstleister mit Standorten in Wiesbaden und San Diego. Über 100 Mitarbeiter formen gemeinsam eigenverantwortliche, interdisziplinäre Teams in allen Bereichen der Organisation mit dem Fokus auf agiler Software-Entwicklung. Das Unternehmen bildet alle Facetten von Strategie, Beratung, Konzeption, Design, Software-Entwicklung und Betrieb samt Security ab. //SEIBERT/MEDIA ist einer der führenden Dienstleister für Software-Werkzeuge, die Kommunikation und Kollaboration in Unternehmen fördern, und gehört zu den größten Atlassian Experts weltweit. Unter unseren Kunden sind mehr als 60% aller DAX-Konzerne sowie zahlreiche weitere Unternehmen aller Größen aus allen Branchen vertreten. Linchpin-Intranets wurden bereits in Unternehmen mit über 50.000 Anwendern in aller Welt erfolgreich ausgerollt.

Ganzheitliche Projektbegleitung

Wir betreuen Ihr Intranet-Einführungsprojekt von der Konzeption bis zur Auslieferung und bieten das Software-System, die Lizenzierung aller Komponenten, die erforderlichen Dienstleistungen für die Umsetzung sowie Einführungsberatung, Training und ggf. Hosting aus einer Hand. Für all diese Aspekte haben wir erfahrene Experten in unseren fachübergreifenden Teams mit Erfahrungen aus hunderten ganzheitlichen Web- und Intranet-Projekten.

Auch nach dem Rollout lassen wir Sie mit Ihrem Intranet nicht alleine, sondern stehen Ihnen gerne darüber hinaus zur Verfügung, um Ihr System kontinuierlich weiterzuentwickeln, um Ihre Mitarbeiter zur Nutzung zu aktivieren und um als deutschsprachige Schnittstelle zum Atlassian-Support mögliche Herausforderungen zügig und reibungslos aufzulösen.

Warum ein Linchpin-Einführungsprojekt mit uns?

  • //SEIBERT/MEDIA ist einer der wenigen Intranet-Dienstleister, der Ihnen eine funktionsfähige Testinstanz ausliefert, die alle Anforderungen abdecken kann.
  • Im Vergleich zu anderen etablierten Intranet-Lösungen ist ein Linchpin-Projekt sehr preisgünstig (viel geringere Lizenzkosten, vergleichsweise geringer Dienstleistungsaufwand erforderlich).
  • Wir rechnen Linchpin-Einführungsprojekte zum garantierten Festpreis ab. In diesem Kostenrahmen werden alle Anforderungen umgesetzt.
  • Viele klassische Intranet-Projekte sind sehr komplex und dauern sehr lange. Linchpin kann schon wenige Monate nach der Beauftragung an die Nutzer ausgerollt werden.
  • Wir verfügen über sehr umfangreiche Erfahrungen mit Confluence-Intranets. Als Qualitätsnachweis vermitteln wir Ihnen auf Wunsch Kontakte zu anderen Intranet-Referenzkunden, um mit diesen zu telefonieren.
  • Der Confluence-Hersteller Atlassian vertraut auf die Zuverlässigkeit von //SEIBERT/MEDIA. Wir sind der größte deutsche Atlassian-Partner und gehören zu den Top-5-Partnern weltweit.

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Demo-Instanz oder eigene Test-Instanz

Die Linchpin-Demoinstanz ist mit einem ganz einfachen, aufgeräumten Theme und einigen Demo-Inhalten ausgestattet. Hier können Sie herumprobieren, evaluieren und Linchpin eigenständig kennenlernen. (Keine Angst, Sie können nichts kaputt machen!) Wir hoffen, dass Sie sich so einen guten ersten Eindruck davon verschaffen können, wie Linchpin funktioniert und wodurch sich ein Confluence-basiertes Intranet auszeichnet.

Beachten Sie aber, dass die Linchpin Demo-Instanz jeden Sonntag auf den ursprünglichen Inhalt zurückgesetzt wird. Falls Sie Linchpin jedoch für 30 Tage oder länger unverbindlich und individuell testen möchten, können Sie in wenigen Minuten Ihre eigene Demo-Instanz erstellen. Die Instanz steht automatisch binnen 60 Minuten bereit und ist kostenfrei.

1. Aufrufen der Demo-Instanz

Die Demo-Instanz von Linchpin erreichen Sie unter:

2. Einloggen in die Demo-Instanz

Standard

Admin

Standard-User Zugang

Als ‘Michael Miller’ erhalten Sie einen Standardzugang, der Zugriff auf die Grundfunktionen von Linchpin bietet.

  • Benutzername: customer, Passwort: customer

Administrator Zugang

Als ‘Theo Schröder’ erhalten Sie einen Zugang mit erweiterten Rechten, der Zugriff auf Konfigurationsseiten für die wichtigsten Linchpin-Einstellungen und -Plugins bietet.

  • Benutzername: tschroeder, Passwort: tschroeder

Eigene Test-Instanz erstellen

Statt der öffentlich zugänglichen Linchpin Demo-Instanz können Sie sich auch eine individuelle Linchpin Test-Instanz erstellen lassen. Diese persönliche Test-Instanz können Sie dann kostenfrei für 30 Tage nutzen, individualisieren und Linchpin kennenlernen. Wenn Sie uns kontaktieren, helfen wir Ihnen sogar das Design an Ihr Unternehmen anzupassen.